Apostille und Beglaubigung
Übersicht
Viele Rechtsverfahren in Panama erfordern Dokumente, die aus dem Ausland stammen. Dies betrifft beispielsweise Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Strafregister- oder Bankkontoauszüge.
Es gibt zwei Möglichkeiten um Ihre ausländischen Dokument für den Gebrauch in Panama zu legalisieren. Die erste ist das Beglaubigungsverfahren durch das panamaische Konsulat im Ausstellerland in Zusammenarbeit mit dem Außenministerium in Panama. Das zweite Verfahren ist die Apostille für Länder, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind.
Im Folgenden finden Sie wichtige Details zu den einzelnen Verfahren
Option 1 – Authentifizierungsverfahren
Dieses Verfahren erfordert die Einschaltung des panamaischen Konsulats in dem Land, welches das Dokument ausstellt, sowie des Außenministeriums in Panama.
Bei der Beglaubigung werden die autorisierten Unterschriften auf einem aus dem Ausland stammenden Dokument im Außenministerium überprüft und bescheinigt, so dass es in Panama rechtsgültig ist.
Das Verfahren beginnt mit dem panamaischen Konsulat im Herkunftsland der Dokumente. Das Konsulat ist für die Prüfung und Beglaubigung des Dokumentes und der entsprechenden Unterschriften zuständig und bringt die Unterschrift des Konsuls auf dem Dokument an, um es als gültig zu bestätigen.
Das Dokument muss dann nach Panama gebracht werden, wo die Abteilung für Beglaubigung und Legalisierung des Außenministeriums alle aus dem Ausland kommenden Dokumente bearbeitet und beglaubigt. Diese Abteilung ist dafür zuständig, die vom panamaischen Konsulat im Ausland zur Verfügung gestellten Informationen sowie die Unterschrift des Konsuls zu bestätigen und anschließend das ausländische Dokument für rechtliche Zwecke in Panama zu beglaubigen.
Es ist zu beachten, dass das Beglaubigungsverfahren für alle ausstellenden Länder gilt, unabhängig davon, ob sie dem Haager Übereinkommen angehören oder nicht.
Taiwan ist zum Beispiel keine Vertragspartei des Haager Übereinkommens, und Dokumente aus Taiwan müssen das Beglaubigungsverfahren durchlaufen, um in Panama gültig zu sein. Die Vereinigten Staaten sind ebenfalls Vertragspartei des Haager Übereinkommens, und Dokumente aus den Vereinigten Staaten können ebenfalls das Beglaubigungsverfahren durchlaufen, obwohl die Verwendung der Apostille empfohlen wird, da sie einfacher ist.
Wenn es kein panamaisches Konsulat gibt, sollte die interessierte Partei das Konsulat eines mit Panama befreundeten Landes aufsuchen, das sowohl im Ausstellungsland als auch in Panama eine Vertretung hat. Panama hat zum Beispiel kein Konsulat in Kenia, aber Kolumbien hat ein Konsulat sowohl in Kenia als auch in Panama. Ein aus Kenia kommendes Dokument muss also in beiden Konsulaten beglaubigt werden und wird dann an das Außenministerium in Panama weitergeleitet.
Option 2 – Apostille-Verfahren
Die Apostille ist eine amtliche Beglaubigung, welche die Herkunft eines öffentlichen Dokumentes bestätigt und in einem Land zur Verwendung in einem anderen Land ausgestellt wird, wenn beide Länder dem Haager Übereinkommen von 1961 beigetreten sind.
Sie besteht in der Bescheinigung, dass die Unterschrift und das Siegel eines Dokumentes von einer zuständigen Behörde angebracht wurden, so dass es im Ausland anerkannt werden kann. Damit entfällt das Erfordernis der Legalisierung ausländischer öffentlicher Dokumente beim Außenministerium von Panama wie in Option 1 beschrieben.
Das Dokument muss von einer lokalen Regierungsbehörde unterzeichnet, oder vor einem Notar im Herkunftsland beglaubigt werden, und dann zur Apostille-Beglaubigung in das zuständige Amt gebracht werden.
Die Apostille legalisiert öffentliche Dokumente, die in einem anderen Land ausgestellt wurden, so dass solche Dokumente problemlos in Panama verwendet werden können. Einmal apostilliert, kann das betreffende Dokument in allen Mitgliedsländern des Haager Übereinkommens ohne zusätzliche Validierung frei zirkulieren.
Es ist zu beachten, dass die an dieser Art von Verfahren beteiligten Länder dem Übereinkommen angehören müssen, da sonst der Sonderstempel, die so genannte Haager Apostille, nichts nützt.
Apostille-beglaubigte Dokumente werden in zwei Gruppen unterteilt:
- Apostillen ohne Ablaufdatum: Diese werden auf Dokumenten angebracht, die dauerhaft gültig sind. Zum Beispiel ein Universitätsabschluss.
- Apostillen mit Ablaufdatum: Wenn das Dokument eine Frist hat, läuft die Apostille ab, wenn das Dokument abläuft. Dies ist bei Heiratsurkunden der Fall, die in der Regel 90 Tage gültig sind.
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