Autenticación y Apostilla de Documentos
Descripción general
Muchos procesos legales en Panamá requieren documentación traída del extranjero. Tal es el caso de certificados de nacimiento, certificados de matrimonio, o certificados de cuentas bancarias.
Existen dos opciones para utilizar documentos legales del extranjero en Panamá. El primero es el proceso de autenticación a través del Consulado Panameño en el país emisor del documento, junto con el Ministerio de Relaciones Exteriores en Panamá. El segundo es el proceso de Apostilla para países que son miembros del Convenio de la Haya.
A continuación, le compartimos detalles importantes de cada proceso
Opción 1 – Proceso de autenticación
Este proceso requiere la intervención del Consulado Panameño en el país emisor del documento junto con el Ministerio de Relaciones Exteriores en Panamá
En el proceso de Autenticación se verifica y certifica las firmas autorizadas en un documento procedente del extranjero, de forma que tenga validez legal en Panamá.
El tramite inicia con el Consulado Panameño en el país de origen de los documentos. El consulado será responsable de verificar y certificar el documento y las firmas correspondientes, y adjuntará la firma del cónsul en el documento para certificarlo como válido
Seguidamente, el documento debe ser traído a Panamá, donde el departamento de Autenticación y Legalización del Ministerio de Relaciones Exteriores tramita y autentica toda documentación proveniente del exterior. Este departamento es responsable de corroborar la información suministrada por el Consulado Panameño en el exterior, así como la firma del Cónsul, y entonces dar legalidad al documento extranjero para efectos legales en Panamá
Cabe destacar que el proceso de Autenticación es válido para todos los países emisores, ya sea que formen parte del Convenio de la Haya o no.
Por ejemplo, Taiwán no es parte de Convenio de la Haya, y documentos procedentes de Taiwán deben seguir el proceso de Autenticación para ser validos en Panamá. De la misma manera, Estados Unidos es parte del Convenio de la Haya, y documentos procedentes de Estados Unidos pueden seguir también el proceso de Autenticación, aunque se recomienda utilizar el proceso de Apostilla por ser más sencillo.
Si no existe Consulado Panameño, entonces el interesado debe buscar el Consulado de un país amigo de Panamá que tenga representación tanto en el país emisor como en Panamá. Por ejemplo, Panamá no tiene Consulado en Kenia, pero Colombia tiene Consulado tanto en Kenia como en Panamá. Así que un documento procedente de Kenia debe ser autenticado en ambos Consulados, para después proceder con el Ministerio de Relaciones Exteriores en Panamá.
Opción 2 – Proceso de apostilla
La Apostilla es un certificación oficial que valida el origen de un documento público y son emitidas en un país para ser utilizadas en otro país donde ambos son partes del Convenio de La Haya de 1961.
La misma consiste en certificar que la firma y el sello de un documento ha sido puesto por una autoridad competente, lo cual permite que sea reconocido en el extranjero. Esto suprime la exigencia de la legalización para los documentos públicos extranjeros con el Ministerio de Relaciones Exteriores de Panamá.
El documento debe ser firmado por una autoridad del Gobierno local, o bien ser autenticado ante notario público en el país de origen, para después llevarlo a la oficina autorizada para hacer la Certificación de Apostilla.
Una vez Apostillado, el documento en cuestión, puede circular libremente en cualquiera de los países miembros de la Convención de la haya sin validación adicional alguna.
La ventaja de la Apostilla de La Haya es que facilita la legalización de los documentos públicos que han sido emitidos en un país para que puedan ser usados en el extranjero sin que sea ningún tipo de inconveniente el no ser emitidos en el país al que se viaja.
Esto suprime la larga y tediosa cadena de legalizaciones en una sola, en donde se aplica un sello especial.
Hay que destacar que es necesario que los países involucrados en este tipo de procedimiento formen parte del convenio, ya que en caso contrario el sello especial que se conoce como apostilla de La Haya, no va a ser de utilidad.
Documentos certificados con Apostilla se dividen en dos grupos:
- Apostillas que no caducan Son las que van en documentos que validan algo permanentemente. Por ejemplo, un título universitario.
- Apostillas que caducan: Cuando el documento tiene un plazo de vigencia la apostilla caducará cuando lo haga el documento. Tal es el caso de certificados de matrimonio, que generalmente son válidos por 90 días.
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